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第三轮市志专题资料收集初探

作者:李思源 王 柳 来源:《巴蜀史志》2017年第3期,总第211期 发布时间:2017-09-21 浏览次数: 【字体:

德阳市第三轮市志专题资料年报工作开展背景

资料是志书的基础,德阳市地方志办公室一直非常注重资料收集,第二轮市志编修时曾花费三年进行市志资料长编和初稿征集。为编纂《德阳市志(1995-2006)》提供了重要的资料支撑。但这种短期集中收集庞杂资料的方式,凸显出一些问题:一是单位撤并会造成档案资料遗失无法补回。二是口述资料需要采访的当事人可能过世。三是单位人员更替导致报送材料的撰写人员不了解事件具体细节。四是有的突发事件或社会类资料没有对应管理部门,时间久了之后难以还原事件情况或找不到相应单位收集资料。这些都使上轮市志在编修过程中遇到一些难题,造成遗憾。

为解决在第二轮修志时碰到的种种难题,更好地为第三轮市志的编修打好资料基础。2013年,德阳市启动了市志资料年报工作,将市志资料分为常态资料和专题资料两大部分。按照工作开展的目的、范围、完成方式,又将专题资料分为专题稿件和地情专题资料。其中,专题稿件可以作为志书专记内容的直接来源,也可以作为年鉴附录里专文的备选内容;地情专题资料除了作为志书社会类资料积累,也是本地地情资料库的重要内容。

一些意见认为,这些重大事件和地情文化资料已有年鉴和报纸记载,无须单独开展收集工作。但专题资料必须具备的真实、完整、全面、深度几个特性决定了其不可被年鉴资料和新闻报道所替代。因为年鉴记录的不够详细,一般只记录当年内容,来龙去脉交待得不够清楚,没有延伸,不够深入。新闻报道通常更重视即时性和事件本身的吸引力。侧重点和市志编修所需要的全面性、系统性、完整性资料不同。例如我们在2015年选取的“国家园林城市创建”专题,在《德阳年鉴(2014)》城市园林绿化中的表述仅仅为“9月5日,德阳市创建‘国家园林城市’通过国家住建部的现场考核验收”。没有从创建开始到创建结束的完整记述。而《德阳日报》对于德阳市创建国家园林城市的相关报道主要集中在迎检和获奖上,对事件的记述并不完整。

第三轮市志专题资料年报工作的选题

资料的选题是专题资料收集的第一步,我们安排了专人通过阅览报纸信息、网站信息、年鉴资料、其他渠道等按一定参考要素进行筛选,结合年鉴编辑根据各自负责的上一年度年鉴内容提出的选题意见确定初步的专题稿件选题。同时综合志书社会部类资料的需要和次年的地情文化开发工作进行地情专题资料的选题,再经过全体会议讨论确定。

专题稿件选题参考要素最初进行专题稿件选题时,主要参考以下三个要素:一是时间要素,事件或项目的发生时间必须在下一轮志书预备编写的时间段内,当年资料年报工作开展前已结束,且必须是跨年度事件或项目。例如2014年专题稿件选题“第三轮四川省敬老模范县创建”,整个过程就是从2008年接到创建通知到2012年完成创建工作。二是地域要素,即事件必须发生在德阳市境内,包括县(市、区),且事件必须跨地区。三是影响力要素,即在德阳范围内有较大影响力有存史价值的重大的事件或项目。影响力要素是客观存在但需要依靠选题者主观判断的要素,需要从新闻热度、领导重视程度、事件影响范围、事件中的人物等方面综合考量,比较依赖选题者自身的把握能力。

随着工作的深入开展,经过2013年的实践、学习,2014年经会议讨论,我们认为完全用时间和地区跨度来限制选题会错过一些虽然没有跨年,但是同样影响力巨大的应该作为专题收集的事件。因此2014年选题时尝试不再将跨年度和跨地区作为硬性指标。而是将事件本身的存史价值作为更重要的取舍标准。比如2014年的选题“德阳市食品药品监督管理体制改革”整个过程都在2013年,并没有跨年度,但是由于涉及市、区两级,同时影响到食品药品监督局的机构变动调整,所以该事件仍然作为选题。而第三轮“创模”工作专题则只有罗江县被省确定为开展创建第三轮四川省敬老模范县(市、区),并未跨地区。但因事件在全省范围内都有一定影响力,且创建过程历经几年,因此也作为了当年选题。2015年,我办正式将“跨年度和跨区域”这一标准更改为“跨年度或跨区域”。

地情专题资料选题地情专题资料不但是志书社会部类资料的重要来源,也是我办以系列化思路打造一批德阳市精品地情文化丛书的直接资料基础。因此,选题一般根据系列丛书的总思路,主要从历史、文化的角度进行选题,并考虑形成成果的可能性,兼顾中指组、省地方志办地情资源开发重点和近期市委、市政府重点关注的文化领域。出于以上考虑,2013—2016年德阳市地方志办公室分别集中收集了传说故事、文化遗产、历史文化古镇、风景名胜等四个专题。2016年,我办根据省纪委、省地方志办、省委党史研究室相关文件要求安排专人做了大量关于家风、家训的资料收集整理工作。但是由于时间和人手限制,挖掘得不够深入。2017年的地情专题资料选题就选择了家规、家谱的征集。

专题资料的具体收集方式

根据专题的事件类型,由相应部门撰写稿件有一些专题的事件类型明确,有对事件来龙去脉非常了解的相应部门。这类专题由相关部门安排人员撰写。如2014年的专题“第三轮四川省敬老模范县创建”由市老龄委负责。“国家园林城市创建”由市城管执法局负责撰写。

同时出于资料的完整性考虑,为了在市志编修时有更多的佐证资料参考,撰写部门还需要提供专题稿件的配套资料,如决策文件、相关图照、纪录片光碟,在其他报刊杂志上发表过的相关文章、出版过的相关书籍等。

地情专题资料收集由地方志办公室牵头地情专题资料由于其来源和载体广泛、多样、复杂,责任主体难以完全明确落实,一般不由某一个部门单独负责。且其与后续的地情文化开发工作联系紧密,对内容的把控要求更高。该项工作一直由德阳市地方志办公室牵头。为开展好这项工作,我办安排了专人查阅资料,并与该专题相关的部门、专家衔接、学习了解相关基础知识,再制定收集方案。通过对时间安排、收集内容、收集方式、注意事项的规定来保证资料真实、详尽,富有存史和开发价值,并且符合保密要求和政治要求。方案一般由德阳市地方志系统的工作人员具体执行,相关部门配合协助。

2016年,德阳市地方志办公室在以往的工作经验上,主动作为,通过与市旅游局、市住建局加强沟通交流,取得支持,共同制定了收集项目和内容要求并联合发文,市旅游局和市住建局相关人员还在市志办召开的资料收集推进工作会上从各自专业角度出发进行了辅导。形成了以市志办牵头统筹,市住建局、市旅游局协同配合的景区资料收集工作格局。为今后在地情专题资料收集时加强与其他部门协作进行了有益的尝试,取得了突破性的进展。

资料的审查和补充不论是专题的撰写,还是地情专题资料收集的具体实施阶段,地方志办公室都负有指导责任,一般由制定方案的同志和相关编辑,对稿件的撰写和资料的收集工作进行指导,并对最终收集到的资料进行审阅、验收。发现有问题,需要修改、补充的,由我办提出具体、明确和可操作的意见,一方面指导报送单位继续充实完善,另一方面从我办工作人员日常收集的网络和报纸等资料中予以补充。如果补充后的资料仍然不符合要求,则安排人员进行实地调查,走访获取、编写资料。

专题资料收集成效

四年来,我办已经通过专题资料年报工作收集到了全国第二次土地调查、国有企业改制、德阳市创建国家知识产权示范城市等27个专题稿件及部分配套资料。收集了传说故事、文化遗产、历史文化古镇、风景名胜四项地情专题资料,极大丰富了市志编修和地情资源开发的基础材料。

在做好专题资料收集工作的同时,我办还出版了利用收集到的传说故事专题资料编纂的《德阳掌故(修订版)》和利用文化遗产专题资料编纂的《德阳文化遗产》,受到广大读者的好评;利用历史文化古镇专题资料编纂的《德阳古镇》正在进行招标。

在专题资料的收集和开发过程中,我们还挖掘到许多地方志人才。有对德阳本地风土人情极为了解的专家;有历史、文学爱好者;有古籍和文献收藏家;有文字功底深厚的作家;还有摄影家、画家……极大的丰富了本地方志人才队伍。地方志系统的工作人员也在与他们的交流中,对本地地情有了更深入的了解。

专题资料年报中存在的问题及解决办法探索

几年的专题资料收集工作,我们取得了一些成果,也在收集过程中发现了一些问题。主要有以下方面:一是专题稿件总体质量不高。存在撰稿重点把握不准、内容缺失、稿件体量过大或过小、公文化写作、点评式语言过多等问题。二是专题稿件配套资料报送率低。稿件本身之外配套的图照、书刊、音像制品、文件复制件等很少有单位主动报送。三是部分年代比较久远的纸质资料现存于私人收藏者,如收藏者不主动与我们联系则很难获取资料存储于何人何地等信息,即使找到了收藏者也往往因收藏者要求报酬高,而征集经费又不足,不得不放弃。四是部分地情专题所需资料因历史久远、时代变迁等因素已经无法收集到,比如德阳文化遗产专题中的罗江豆鸡制作技艺所需的古法制作工序图片,因以前未存照片,现在豆鸡又已经采用了大规模机械化生产,无法补拍。还有诸如部分已经损毁的古建筑旧照、逐渐消失的风俗节会图片等,都是资料征集中的难题。五是一些专业性比较强的内容,地方志工作人员对所收资料的内容、价值、真实性等的判断上可能会不准确,在审查和资料补充上存在困难。六是资料报送时间滞后。为了给当年的资料审阅、补充、修改留下时间,专题资料的报送时间一般安排在当年的5月底前。但是很少有承报单位按时报送。大部分都是年底才交稿,给审核、补充资料带来难题。

产生上述问题和困难的原因,主要有以下几个方面:一是一些承报单位对资料年报工作的重要性认识不够,迟迟不落实撰写、报送责任人。二是撰稿、报送人员一般身兼数职,在时间紧、任务重的情况下有时以现成资料如工作总结或报告充数。三是专题稿件需要一定的深度,本身编写难度比较大。四是市志办负责该项工作的人员紧张,多为兼职,投入精力有限,与各承报单位的沟通不够,对编撰人员的指导不够。五是与专题相关行业的专家、部门联系不够,缺乏有效沟通与合作。六是地方志工作的宣传还不到位,社会的认知度和影响力还不深入。

为解决这些问题,我们在近两年来做出了一些努力:如在全市地方志工作会议上进行资料年报工作重要性解读,并进行了3次有针对性的培训。组织全市相关单位的具体编撰、报送人员,从年报专题资料的收集意义、收集方式、编撰要点、注意事项等方面进行了指导培训,制作了专题资料编写范文提供给编撰人员参考等。为提升社会认知度,多次开展方志“七进”活动。此外,今后我们还将着眼于以下一些方面的改进:一是加大对专题资料的开发利用,多出成果。除了德阳市志办目前已在开展的地情文化系列丛书之外,还打算将专题稿件在有一定资料数量的基础上进行分类、整理和编纂,形成方志成果,为市委、市政府提供更有力的决策参考,服务经济社会发展。通过提高专题资料的效用和影响力,增强各单位部门资料报送的积极性。二是加强交流与合作。一方面尝试与报刊杂志、电视台、广播电台、网络平台等媒体的合作,由地方志工作机构进行前期调研和选题,并提供基础信息给媒体,共同进行资料的收集和开发利用。另一方面加大专题相关行业、部门、专家的支持和参与力度,弥补地方志工作机构人员少,知识结构单一,部分专题的专业知识无法全面掌握的不足。三是加强对其他专题资料年报工作做得好的省、市的学习。比如学习广州市地方志办采取政府购买服务,委托专家学者开展专题调研,对一些遗漏的、无承报单位或即将消失的重要专题进行定向搜集的办法。总之,通过各种改进措施,将专题资料的收集工作做得更好,是德阳市地方志工作未来的一个重点。

第五次全国地方志工作会议上,中国社会科学院院长、中国地方志指导小组组长王伟光提出要“加大依法征集地方志资料的力度,建立和完善地方志资料年报制度”。2016年,地方志年报资料制度被纳入全国地方志事业的十三五规划。种种迹象表明,资料收集在未来的地方志事业发展中将会处于越来越重要的地位,我办将通过不断的探索实践,交流学习,提高专题资料的收集工作能力水平,为下一轮志书的编纂和地情资源的开发利用提供更有力的支撑,更好地服务于德阳的经济社会发展。

(作者:李思源 王 柳,作者单位:德阳市地方志办公室,原载:《巴蜀史志》2017年第3期,总第211期)

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